La produttività corre sulle intranet

Le difficoltà che spesso si incontrano  sulle intranet aziendali in fase di ricerca delle informazioni realmente utili per i dipendenti sono responsabili di inefficienze. E minano la partecipazione attiva dei collaboratori alla vita di un’azienda. Problemi che si risolvono utilizzando le giuste strategie.

 

Anziché argomentare delle possibili applicazioni-killer per un utilizzo efficace ed efficiente delle reti interne aziendali il Ceo di Ariadne Digital Marcello Ricotti preferisce partire dagli errori che è necessario evitare in fase di sviluppo. «Fra i più comuni», ha detto a Tuttowelfare.info il giorno dopo la prima edizione di Intranet Italia Day del quale la sua società è stata ispiratrice, «c’è l’eccessivo coinvolgimento del personale di area hi-tech nei momenti iniziali di definizione di un progetto. Perché in primo piano deve ergersi invece la comunicazione interna, guidata dalle risorse umane, come aspetto fondamentale». Questo non significa che per Ariadne – azienda con in portfolio iniziative realizzate per Banco do Brasil o London Stock Exchange – «il motore ICT» non rappresenti un tassello «decisivo». Ma soltanto che un tale cuore tecnologico debba essere maneggiato con estrema cura da esperti affidabili non già del software bensì proprio dei network interni. «Serve qualcuno», ha proseguito, «che possegga conoscenze approfondite su questo specifico segmento. Pensare invece che un produttore di ERP possa progettare e creare una intranet può esser fuorviante». Le intranet sono oggi sugli scudi e anzi destinatarie di un evento ad hoc perché anche da queste dorsali passano l’ engagement della forza lavoro e quindi la produttività di un’impresa indipendentemente dalle sue dimensioni e dalla sua vocazione. Possono quindi rivelarsi determinanti per «ottimizzare i processi lavorativi» a ogni livello. E per ritoccare verso il basso le stime pubblicate da Gallup, secondo la quale il costo riconducibile ad addetti «poco motivati» si aggirerebbe annualmente attorno alla cifra monstre di 450-500 miliardi di euro.

 

Taglia unica? No, grazie

 

«Una intranet», ha osservato nuovamente Marcello Ricotti, «deve veicolare alle varie figure le informazioni che servono. Alcune sono di tipo classico e ordinario, relative per esempio alla disponibilità di una sala riunioni o alla rubrica telefonica. Altre sono ben più critiche: si pensi alla visibilità sui flussi di lavoro o sulle scorte a magazzino che può interessare il personale di area produttiva o commerciale. Questo soltanto per restare confinati all’ambito del manifatturiero, perché in sanità o nell’amministrazione pubblica le richieste cambiano». Pertanto – e qui risiede una ulteriore malpractice – è controproducente pensare di calare dall’alto sull’una o l’altra realtà un modello di rete predefinito, ancorché basato sulle buone pratiche da manuale disegnate da un consulente esterno. Non a caso l’approccio di Ariadne privilegia «una iniziale attività di discovery dei bisogni, nella convinzione che il paradigma one size fits all sia perdente». Ciò significa procedere preliminarmente a una catalogazione delle esigenze manifestate da un campione significativo di utenti; per poi classificarle in ordine di importanza-urgenza e strutturarle in una intranet, «eventualmente in forma social». Così, si ottiene la ragionevole certezza che le funzionalità implementate siano sfruttate e apprezzate appieno. Ancora, una metodologia di successo prevede che ancor prima di scrivere i codici software il sistema completo di interfacce e frutto della co-progettazione a quattro mani con il cliente sia trasformato in un prototipo e quindi opportunamente testato.

 

Prototipazione e progettazioni

 

Il processo è articolato e può perciò durare diversi mesi, con la partecipazione del personale di Ariadne Digital e dei clienti. Contempla workshop mirati e una meticolosa analisi dei dati, «da condividere su tavoli estesi a tutti i player interessati». Proprio la durata dei passaggi di discovery e sperimentazione può rappresentare un elemento di dissuasione degli interlocutori e per evitarla la società ha elaborato il concetto del design-sprint. «Concentra in una sola settimana di lavoro a tempo pieno», ha detto Marcello Ricotti, «tutti gli step illustrati in precedenza. Il risultato finale non può dirsi identico ma il dialogo fra i nostri specialisti e la clientela fa sì che la delineazione e la profilazione dei bisogni, delle informazioni che viaggiano sulla intranet, siano comunque puntuali e aperte ad altri approfondimenti futuri». Per calcolare con esattezza l’allocazione delle risorse è un’operazione essenziale. Altri ancora sono gli indicatori che consentono di verificare il surplus di efficienza ottenuto. «Grazie ai Key performance index o Kpi», ha ricordato in conclusione il Ceo, «riusciamo a misurare i tempi di processo prima e dopo il cambiamento, tenendo conto che una maggiore efficienza delle intranet e la superiore velocità nel reperimento delle informazioni creano produttività». Solo sul medio-lungo periodo è possibile verificare aspetti come l’aumento della soddisfazione, della fidelizzazione e dunque dello engagement dei collaboratori, ma Ricotti non ha dubbi: «Soprattutto per le società più giovani e dinamiche il mancato ricorso a queste tecnologie può essere alla base di uno svantaggio competitivo importante».